Mandanten-Verwaltung

Die Mandanten-Verwaltung umfasst die übergreifenden Einstellungen eines Mandanten (Tenant) — von Stammdaten und Branding über Nutzungsbedingungen bis hin zur Verwaltung von Workspaces und Benutzern.

Stammdaten

In den Stammdaten wird der Name des Mandanten festgelegt. Dieser Name dient zur Identifikation in der Admin-Oberfläche.

Individualisierung

Das Erscheinungsbild der Admin-Oberfläche kann an das eigene Branding angepasst werden:

• Header-Titel: Der Titel, der im Browser-Tab und im Header der Anwendung angezeigt wird.
• Logo: Wird im Header der Admin-Oberfläche angezeigt.
• Favicon: Das Icon im Browser-Tab. Für beste Kompatibilität wird das ICO-Format empfohlen (z. B. favicon.ico). Nach dem Hochladen ist ein Neuladen der Seite erforderlich, damit die Änderung sichtbar wird.

Nutzungsbedingungen

Über die Nutzungsbedingungen können Benutzer beim ersten Zugriff auf den AI Hub dazu aufgefordert werden, die geltenden Bedingungen zu akzeptieren.

Aktivierung

Die Nutzungsbedingungen können über einen Schalter aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn aktiviert, müssen Benutzer die Bedingungen akzeptieren, bevor sie den AI Hub verwenden können.

Versionierung

Nutzungsbedingungen werden versioniert. Beim Anlegen einer neuen Version wird die vorherige Version automatisch deaktiviert und die neue Version wird aktiv. Benutzer müssen die neue Version erneut akzeptieren, um den AI Hub weiter nutzen zu können.

Für jede Version wird konfiguriert:

• Text: Der vollständige Text der Nutzungsbedingungen (Rich-Text-Editor).
• Version: Wird automatisch hochgezählt.

Workspaces

Workspaces ermöglichen die logische Trennung innerhalb eines Mandanten. Sie dienen zur:

• Inhaltlichen Trennung — unterschiedliche Anwendungsfälle und Use Cases
• Organisatorischen Trennung — Teams, Abteilungen oder Tochterfirmen
• Datenschutztrennung — z. B. interne vs. externe Agents

Jeder Workspace hat eine eigene Konfiguration, eigene Agents, Wissensquellen, MCP-Verbindungen und Widgets.

In der Workspace-Verwaltung können neue Workspaces erstellt und bestehende gelöscht werden.

• Name: Eindeutiger Name des Workspaces.

warnung

Das Löschen eines Workspaces ist unwiderruflich. Alle zugehörigen Agents, Wissensquellen und Konversationen werden permanent gelöscht.

Benutzer

Die Benutzerverwaltung regelt, welche Personen Zugriff auf den Mandanten haben und welche Rolle sie in den einzelnen Workspaces einnehmen.

Benutzer zuweisen

Beim Zuweisen eines Benutzers wird konfiguriert:

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers. Existiert der Benutzer bereits im System, wird er direkt zugewiesen.
• Ist Admin: Wenn aktiviert, erhält der Benutzer Administratorrechte auf Mandanten-Ebene und hat automatisch Zugriff auf alle Workspaces.

Benutzer einladen

Existiert ein Benutzer noch nicht im System, kann eine Einladung versendet werden. Dafür werden zusätzlich Vorname und Nachname angegeben. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Einladung und kann sich nach Annahme anmelden. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, kann sie erneut versendet werden.

Rollen

Die Plattform nutzt ein hierarchisches Rollenmodell:

Instanz-Ebene

• Instanz-Admin: Verwaltet die gesamte Instanz (alle Mandanten). Dieser Zugriff ist für die Instanz-Administration vorgesehen (z. B. KI-Modelle, Mandanten-Verwaltung auf Plattform-Ebene).

Mandanten-Ebene

• Mandanten-Admin: Hat Zugriff auf alle Workspaces und die gesamte Mandanten-Verwaltung (Branding, Nutzungsbedingungen, Benutzer, Analyse). Benötigt keine separaten Workspace-Zuweisungen.

Workspace-Ebene

Benutzer, die kein Mandanten-Admin sind, müssen einzelnen Workspaces zugewiesen werden. Pro Workspace kann eine der folgenden Rollen vergeben werden:

Rolle	Beschreibung
Workspace Admin	Vollständiger administrativer Zugriff auf den Workspace, inkl. Verwaltung von Agents, MCP-Verbindungen und Widgets
Editor	Kann Inhalte und Konfigurationen bearbeiten
User	Zugriff auf „Meine Chats" in zugewiesenen Workspaces

Analyse

Die Mandanten-Analyse bietet einen Überblick über den Token-Verbrauch über alle Workspaces hinweg.

Token-Bericht

Der Token-Bericht zeigt den Verbrauch von Prompt-Token, Completion-Token und Gesamt-Token als interaktives Liniendiagramm. Die Daten können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

• Workspace-Auswahl: Ein oder mehrere Workspaces auswählen, deren Daten angezeigt werden sollen.
• Zeitraum: Frei wählbarer Start- und Endzeitpunkt, oder eine der Schnellauswahl-Optionen:
  • Letzte 30 Minuten, 1 Stunde, 6/12/24/48 Stunden
  • Letzte 7 Tage, 30 Tage
  • Dieser Monat, letzte 3/6/12 Monate, dieses Jahr

Der Bericht hilft, Kosten über verschiedene Workspaces und Zeiträume zu vergleichen und unerwartete Anstiege im Token-Verbrauch frühzeitig zu erkennen.