Mandanten-Verwaltung

Die Mandanten-Verwaltung umfasst die übergreifenden Einstellungen eines Mandanten (Tenant) — von Stammdaten und Branding über Nutzungsbedingungen bis hin zur Verwaltung von Workspaces und Benutzern.

Stammdaten

In den Stammdaten wird der Name des Mandanten festgelegt. Dieser Name dient zur Identifikation in der Admin-Oberfläche.

Individualisierung

Das Erscheinungsbild der Admin-Oberfläche kann an das eigene Branding angepasst werden:

• Header-Titel: Der Titel, der im Browser-Tab und im Header der Anwendung angezeigt wird.
• Logo: Wird im Header der Admin-Oberfläche angezeigt.
• Favicon: Das Icon im Browser-Tab. Für beste Kompatibilität wird das ICO-Format empfohlen (z. B. favicon.ico). Nach dem Hochladen ist ein Neuladen der Seite erforderlich, damit die Änderung sichtbar wird.

Nutzungsbedingungen

Über die Nutzungsbedingungen können Benutzer beim ersten Zugriff auf den AI Hub dazu aufgefordert werden, die geltenden Bedingungen zu akzeptieren.

Aktivierung

Die Nutzungsbedingungen können über einen Schalter aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn aktiviert, müssen Benutzer die Bedingungen akzeptieren, bevor sie den AI Hub verwenden können.

Versionierung

Nutzungsbedingungen werden versioniert. Beim Anlegen einer neuen Version wird die vorherige Version automatisch deaktiviert und die neue Version wird aktiv. Benutzer müssen die neue Version erneut akzeptieren, um den AI Hub weiter nutzen zu können.

Für jede Version wird konfiguriert:

• Text: Der vollständige Text der Nutzungsbedingungen (Rich-Text-Editor).
• Version: Wird automatisch hochgezählt.

Workspaces

Workspaces ermöglichen die logische Trennung innerhalb eines Mandanten. Sie dienen zur:

• Inhaltlichen Trennung — unterschiedliche Anwendungsfälle und Use Cases
• Organisatorischen Trennung — Teams, Abteilungen oder Tochterfirmen
• Datenschutztrennung — z. B. interne vs. externe Agents

Jeder Workspace hat eine eigene Konfiguration, eigene Agents, Wissensquellen, MCP-Verbindungen und Widgets.

In der Workspace-Verwaltung können neue Workspaces erstellt und bestehende gelöscht werden.

• Name: Eindeutiger Name des Workspaces.

Die Liste zeigt zusätzlich das Erstellungsdatum („Created At") jedes Workspaces an und lässt sich über die Suche und den Filter einschränken.

Die Reihenfolge der Workspaces lässt sich per Drag and Drop in der Liste ändern; sie bestimmt, in welcher Reihenfolge die Workspaces in der Admin-Oberfläche erscheinen. Solange eine Suche oder ein Filter aktiv ist, ist das Umsortieren deaktiviert. Pro Mandant können maximal 200 Workspaces angelegt werden; ist das Limit erreicht, ist die Schaltfläche zum Anlegen deaktiviert und weist per Tooltip auf das Limit hin.

warnung

Das Löschen eines Workspaces ist unwiderruflich. Alle zugehörigen Agents, Wissensquellen und Konversationen werden permanent gelöscht.

Benutzer

Die Benutzerverwaltung regelt, welche Personen Zugriff auf den Mandanten haben und welche Rolle sie in den einzelnen Workspaces einnehmen.

Benutzerliste durchsuchen, filtern und sortieren

Wächst die Liste, lässt sie sich auf drei Wege eingrenzen:

• Schnellsuche: Das Suchfeld über der Liste durchsucht Benutzer und E-Mail gleichzeitig. Deaktivierte Benutzer sind in den Treffern ebenfalls enthalten.
• Filter: Über die Filter-Schaltfläche lässt sich nach Benutzer, E-Mail, Ist Administrator und Erstellt am filtern. Für Benutzer und E-Mail stehen die Bedingungen „enthält", „ist", „ist nicht", „beginnt mit" und „endet mit" zur Verfügung.
• Sortierung: Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert nach Benutzer, E-Mail, Ist Administrator, Status oder Erstellt am. Sortiert wird immer nach einer Spalte.

Filter und Sortierung wirken auf die gesamte Liste, nicht nur auf die aktuell angezeigte Seite, und lassen sich mit der Schnellsuche kombinieren.

hinweis

Die Spalte Einladung angenommen kann weder gefiltert noch sortiert werden. Die Spalte Status lässt sich sortieren, aber nicht filtern. Mehrere Filter werden immer mit Und verknüpft, treffen also nur Benutzer, auf die alle Bedingungen zutreffen.

Benutzer zuweisen

Beim Zuweisen eines Benutzers wird konfiguriert:

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers. Existiert der Benutzer bereits im System, wird er direkt zugewiesen.
• Ist Admin: Wenn aktiviert, erhält der Benutzer Administratorrechte auf Mandanten-Ebene und hat automatisch Zugriff auf alle Workspaces.

Benutzer einladen

Existiert ein Benutzer noch nicht im System, kann eine Einladung versendet werden. Dafür werden zusätzlich Vorname und Nachname angegeben. Diese werden automatisch aus der E-Mail-Adresse vorausgefüllt (z. B. max.mustermann@example.com → Vorname „Max", Nachname „Mustermann") und können bei Bedarf angepasst werden. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Einladung und kann sich nach Annahme anmelden. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, kann sie erneut versendet werden.

Benutzer deaktivieren

Verlässt eine Person das Unternehmen oder soll ihr Zugang vorübergehend gesperrt werden, muss der Benutzer nicht gelöscht werden — er kann deaktiviert werden.

Die Aktion liegt im Kontextmenü der jeweiligen Zeile in der Benutzerliste:

• User deaktivieren: Sperrt den Zugang. Die Spalte Status zeigt den Benutzer anschließend als Deaktiviert.
• User reaktivieren: Hebt die Sperre wieder auf. Rollen und Workspace-Zuweisungen bleiben während der Deaktivierung unverändert erhalten.

Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden. Versucht er es dennoch, erscheint anstelle der Anwendung der Hinweis, dass der Account deaktiviert wurde und er sich bei einem Administrator melden soll — die Admin-Oberfläche und „Meine Chats" sind nicht mehr erreichbar.

warnung

Beide Aktionen werden ohne Rückfrage sofort ausgeführt — es gibt keinen Bestätigungsdialog. Sie sind jedoch jederzeit umkehrbar.

Die Deaktivierung wirkt auf den Benutzer selbst, nicht nur auf seine Zuweisung zu diesem Mandanten. Soll lediglich der Zugriff auf einen einzelnen Workspace entzogen werden, entfernen Sie stattdessen die entsprechende Workspace-Zuweisung.

Rollen

Die Plattform nutzt ein hierarchisches Rollenmodell:

Instanz-Ebene

• Instanz-Admin: Verwaltet die gesamte Instanz (alle Mandanten). Dieser Zugriff ist für die Instanz-Administration vorgesehen (z. B. KI-Modelle, Mandanten-Verwaltung auf Plattform-Ebene).

Mandanten-Ebene

• Mandanten-Admin: Hat Zugriff auf alle Workspaces und die gesamte Mandanten-Verwaltung (Branding, Nutzungsbedingungen, Benutzer, Analyse). Benötigt keine separaten Workspace-Zuweisungen.

Workspace-Ebene

Benutzer, die kein Mandanten-Admin sind, müssen einzelnen Workspaces zugewiesen werden. Pro Workspace kann eine der folgenden Rollen vergeben werden:

Rolle	Beschreibung
Workspace Admin	Vollständiger administrativer Zugriff auf den Workspace, inkl. Verwaltung von Agents, MCP-Verbindungen und Widgets
Editor	Kann Inhalte und Konfigurationen bearbeiten
User	Zugriff auf „Meine Chats" in zugewiesenen Workspaces

Analyse

Die Mandanten-Analyse bietet einen Überblick über den Token-Verbrauch über alle Workspaces hinweg.

Token-Bericht

Der Token-Bericht zeigt den Verbrauch von Prompt-Token, Completion-Token und Gesamt-Token als interaktives Liniendiagramm. Die Daten können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

• Workspace-Auswahl: Ein oder mehrere Workspaces auswählen, deren Daten angezeigt werden sollen.
• Zeitraum: Frei wählbarer Start- und Endzeitpunkt, oder eine der Schnellauswahl-Optionen:
  • Letzte 30 Minuten, 1 Stunde, 6/12/24/48 Stunden
  • Letzte 7 Tage, 30 Tage
  • Dieser Monat, letzte 3/6/12 Monate, dieses Jahr

Der Bericht hilft, Kosten über verschiedene Workspaces und Zeiträume zu vergleichen und unerwartete Anstiege im Token-Verbrauch frühzeitig zu erkennen.